Case · Software sob medida
A planilha de 5 abas virou um sistema de orçamento e proposta.
A Belight faz iluminação e vídeo para eventos, shows, teatros e exposições. Cada orçamento nascia de uma cópia de uma planilha Excel de 5 abas, e a proposta para o cliente era formatada à mão em PDF, copiando os dados da planilha, o que tomava horas a cada job. Construímos um sistema web que reproduz a precificação da planilha, corrige o que estava errado nela e gera a proposta em PDF já formatada, direto do orçamento preenchido.
- ~2 sem.
- da especificação ao sistema completoda spec ao sistema completo
- 797
- itens do catálogo migrados da planilhaitens migrados
- 8
- erros da planilha corrigidos na migraçãoerros corrigidos
- ~300 ms
- para gerar a proposta em PDFpara gerar o PDF
O desafio
Uma planilha copiada a cada job não escala.
A precificação inteira morava em fórmulas que só quem montou a planilha entendia. E a proposta que o cliente recebe era um segundo documento, formatado à mão a cada orçamento.
- Cada job começava copiando a planilha, com catálogo, equipe e fechamento juntos.
- Reajustar um preço no catálogo mudava, sem aviso, o valor de orçamentos antigos.
- Fórmulas quebradas deixavam tipos de evento sem preço e somavam um custo em dobro.
- Formatar o PDF da proposta à mão, a partir dos dados da planilha, tomava um tempo considerável a cada job.
Como funciona
Do catálogo ao PDF, quatro etapas.
O sistema faz a conta que a planilha fazia, do mesmo jeito, mas com o preço congelado em cada orçamento.
CatálogoPlanilha importada
Um importador lê as abas da planilha e traz catálogo, tabelas de preço, equipe e serviços. Reajuste em massa por fator, com histórico de cada mudança.Catálogo, preços e equipe vindos da planilha.
OrçamentoMontagem com busca
Busca no catálogo, grade por bloco (equipamento, equipe, transporte, consumíveis…) e totais recalculados na hora, com imposto e desconto.Busca no catálogo e totais na hora.
RevisõesStatus e versões
Cada orçamento tem status (rascunho, enviado, aprovado…) e revisões numeradas. A versão anterior fica guardada, com os preços da época.Rascunho, enviado, aprovado, com histórico.
PropostaPDF pronto, sem formatar
A proposta sai do orçamento preenchido já formatada: agrupa por disciplina, junta linhas, esconde preço unitário e traz pagamento e cláusulas. A formatação manual que levava horas deixou de existir. Ao emitir, o PDF é congelado.Gerada do orçamento, já formatada, sem trabalho manual.
Por dentro
Do orçamento montado à proposta em PDF.
Prints de um orçamento de demonstração. O resumo de margem e o contato da Belight estão borrados.
Decisões técnicas
O dinheiro tem que bater até o centavo.
O que foi entregue
O processo inteiro, fora da planilha.
- Importador da planilha (catálogo, preços, equipe e serviços)
- Cadastros de catálogo, tabelas de preço, equipe, serviços e clientes
- Editor de orçamento com totais em tempo real
- Status, revisões e listagem de orçamentos
- Exportação do orçamento para Excel
- Editor de proposta com preview do PDF
- Emissão com PDF guardado e reimpressão idêntica
- Login com dois perfis de acesso: operacional e admin
Resultados
Os números de negócio vêm do uso real.
A proposta em PDF deixou de ser formatada à mão e passou a sair pronta do orçamento, o que já reduziu bastante as horas gastas nessa etapa. Nos primeiros 30 dias, medimos:
- Tempo para montar um orçamento, antes e depois
- Horas para ter a proposta em PDF pronta, antes e depois
- Orçamentos e revisões feitos no sistema por mês
- Divergências de preço entre orçamento e proposta (meta: zero)
Conte o que sua operação faz hoje.
A gente respondeRespondemos em até 24h com uma visão clara do que dá pra automatizar e construir.